PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị … là rất nhiều, nên cũng đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời, công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không?
Vì đây là một công tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Chính vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ ở các trường học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ.
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong công tác văn thư - Lưu trữ , mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư - Lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
PHẦN II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung.
Vậy công tác văn thư là gì?: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ là gì?: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hiện hành, phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, của ngành; thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.
II. CƠ SỞ THỰC TIỄN
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.
Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này.
Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan…
Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
- Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước.
- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.
- Việc lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để, khoa học.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế và bất cập, chưa đồng nhất.
III. THỰC TRẠNG
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm sát sao của Phòng Nội vụ, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Gia Lâm, sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường đã tạo mội điều kiện để triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư – lưu chữ trong trường học nhằm nâng cao công tác cải cách hành chính.
Công tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường.
Đội ngũ giáo viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức, có tinh thần trách nhiệm cao.
Bản thân đã biết cách thức áp dụng và xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.
Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho công tác văn thư, lưu chữ.
2. Khó khăn
Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công nên sắp xếp chưa được đồng nhất về hình thức.
Số lượng hồ sơ trong một năm học tương đối lớn nhưng chưa thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng, lưu hồ sơ theo các quy trình ISO và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Bản thân và Ban chỉ đạo còn bỡ ngỡ với ISO, còn chưa hiểu hết thế nào là ISO, chưa có nhiều kinh nghiệm gì về ISO.
3. Thực trạng
Hiện nay trong hầu hết các trường mầm non thì việc quan tâm đến sắp xếp công việc đã và đang làm hầu như không được quan tâm, mọi công việc trong nhà trường được thực hiện theo lối người trước làm như thế nào thì người sau làm lặp lại như vậy, theo lối mòn cũ nên việc cập nhật thực hiện theo văn bản mới còn nhiều hạn chế hoặc cùng một công việc nhưng mỗi người lại làm theo các cách khác nhau nên chưa có sự đồng bộ trong hoạt động của nhà trường.
Vào đầu năm học tôi đã bắt tay vào khảo sát số Cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường và đạt kết quả như sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Số CB GVNV
|
Kết quả
|
|
Đạt
|
Tỷ lệ
|
Chưa đạt
|
Tỷ lệ
|
|
1
|
Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng và khoa học.
|
51
|
32
|
63
|
19
|
36
|
|
2
|
Biết giải quyết công việc theo quy trình.
|
51
|
17
|
33
|
34
|
67
|
|
3
|
Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian.
|
51
|
38
|
74
|
13
|
26
|
|
4
|
Thực hiện đúng quy trình ISO.
|
51
|
0
|
0
|
51
|
100
|
IV. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN.
1. Tăng cường công tác tuyên truyền.
Đây là một trong những biện pháp rất quan trọng, giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường hiểu rõ, cũng như hiểu đúng về công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học.
Bản thân Tôi đã luôn chủ động tham mưu với BGH tạo điều kiện được triển khai các nội dung tuyên truyền đến toàn thể CBGVNV trong các buổi họp Hội đồng nhà trường.
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư; Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, UBND Thành Phố, UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ.
Qua đó mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường đã hiểu và nắm được những nội dung cơ bản nhất về công tác Văn thư - Lưu trữ cũng là nội dung công việc hàng ngày mà bản thân tôi đang thực hiện.
Tích cực tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao hơn nữa trách nhiệm của các đồng chí tổ trưởng, tổ phó chuyên môn, trách nhiệm của viên chức nhà trường trong tuân thủ các quy trình ISO.
Nhà trường đã đưa nội dung thực hiện công tác ISO trường học vào kế hoạch trọng tâm công tác tháng để triển khai thực hiện. Trong mỗi tháng cần đánh giá được những điểm đã làm được và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho tháng sau tiếp theo.
Cấp phát tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO về các tổ nhóm chuyên môn để mọi người cùng nghiên cứu và áp dụng thực hiện các quy trình ISO.
2. Bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, về hệ thống quản lý chất lượng ISO với các trường để cùng giúp nhau cùng tiến bộ và cùng thực hiện tốt nhiệm vụ công tác ISO trường học có hiệu quả.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Từ việc đã hiểu và thực hiện đúng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường được sản sinh ra đều phải qua bộ phận văn phòng, Tôi đều xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống nhất về nội dung cũng như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Để giúp các bộ phận cũng như mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường cùng nắm được nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để cùng thực hiện cho đồng nhất. Bản thân Tôi cũng đã xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép được tuyên truyền rộng hơn tới toàn thể nhà trường, với mục đích để mỗi bộ phận đều nắm được kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định mới nhất, sẽ không còn tình trạng văn bản sai thể thức cũng như kỹ thuật hình thành trong nhà trường.
- Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên.
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức.
3. Quản lý tốt các hồ sơ, công văn đến và công văn đi.
3.1. Quản lý công văn đến.
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị.
Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công văn). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ).
Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng trong thư mục chứa văn bản đã nhận.
- Muốn tìm một văn bản, ta mở File “So van ban den”, trong file đã để đường dẫn văn bản lúc này ta chỉ việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần tìm và có thể in ấn khi cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng. Đây là biện pháp cơ bản đã và đang thực thực hiện trong thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó, đóng dấu đến và ghi vào sổ công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng).
Từ đó lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo những nội dung sau:
- Lưu trữ và sử dụng hồ sơ theo tên.
+ Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác, bên trong sắp xếp các kí hiệu theo ngày gần nhất đến xa nhất, nếu phát sinh liên tục chia từng giai đoạn.
- Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề.
+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập trên máy).
- Lưu trữ hồ sơ theo địa danh.
+ Cần thuyết lập hồ sơ giống như chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ
đề để dễ truy tìm.
- Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số.
+ Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần.
- Lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo thời gian.
+ Phương pháp này dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm nó mang lại bảo mật nào đó.
Sau đó vào sổ công văn đến.
Thực tế thì mỗi hằng năm, phòng Nội Vụ huyện Gia Lâm có tổ chức tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ, qua đó mỗi một lần tập huấn là một lần đúc rút được một số kinh nghiệm, quan trọng là phù hợp với từng đơn vị thực hiện.
Đối với các đơn vị trường học thường thì số lượng văn bản đến là không nhiều nên có thể chọn hình thức lưu theo tháng là hợp lý và dễ tra tìm nhất. Vậy nên Tôi luôn áp dụng lưu theo hình thức này.
Tôi mở bìa hồ sơ theo từng tháng, với mỗi văn bản đến được in ra, tôi sẽ đóng dấu đến, vào sổ và lưu vào bìa hồ sơ của tháng đó, đến ngày cuối cùng của tháng sẽ được khép hồ sơ và mở hồ sơ cho tháng tiếp theo.
Tương ứng với việc đó, sẽ hình thành một hộp lưu giữ văn bản đến gồm: 01 quyển văn bản đến theo quy định và bìa kẹp văn bản đến đã được vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 của năm đó.
3.2. Giải quyết công văn đi
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề nghị, Tờ trình, Quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Bởi vậy mà Tôi đã thực hiện cơ bản các yêu cầu về việc quản lý văn bản đi theo đúng quy định.
Cũng như cách quản lý văn bản đến, thì văn bản đi Tôi cũng đã hình thành 1 hộp lưu giữ văn bản đi, bên trong gồm có: Sổ đăng ký văn bản đi và các bìa kẹp từng loại văn bản đi được chia thành từng tháng, phục vụ cho việc lưu trữ cũng như tr tìm rất thuận tiện và khoa học. Do số lượng văn bản của nhà trường phát hành trong 01 năm học là không nhiều nên tôi đánh số thống nhất 01 loại .
Các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 3 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, 1 bản lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi trước khi phát hành.
Những công văn trước khi ký và gửi đi đều được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.
Các văn bản của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng.
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi.
3.3. Bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Bởi vậy bản thân Tôi luôn xác định rõ tầm quan trọng và thực hiện theo đúng quy định hiện hành của nhà nước. Hằng năm, sau khi kết thúc năm, thu hồ sơ của các bộ phận về phân loại, rà soát rồi biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà trường và gói hồ sơ của năm trước là Tôi lại căn cứ số lượng hồ sơ phát hành ra trong 1 năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau. Số lượng bìa hồ sơ công việc cũng được căn cứ vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho các bộ phận thực hiện việc lưu hồ sơ theo đúng đầu việc cũng như mảng công việc được phân công. Cứ như vậy kết thúc năm, các bộ phận sẽ phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau đó Tôi sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ đầu năm mình đã xây dựng để thu và phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
Chính vì việc xây dựng được Danh mục công việc hằng năm mà nhà trường sẽ không có tình trạng bỏ sót công việc, cũng như hồ sơ lưu lại các mặt hoạt động trong một năm. Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc thực hiện theo Kế hoạch năm học sẽ được xuyên xuốt và việc quản lý hồ sơ của nhà trường sẽ được chặt chẽ hơn rất nhiều so với trước kia chưa thực hiện việc lập Danh mục hồ sơ. Việc tra cứu và khai thác được dễ ràng hơn, khoa học hơn.
Sẽ không còn tình trạng hồ sơ bị bó gói, không rõ nội dung như trước kia
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 của năm tài chính. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, … theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập hồ sơ có bài kẹp thể hiện rõ nội dung và nơi phát hành sồ sơ đó, được phân loại theo mảng hoạt động, mục lục hồ sơ, biên mục từng loại và đưa vào lưu trữ từng nội dung cũng như thành phần hồ sơ, được lưu trữ rất ngăn nắp, khao học ở tủ lưu trữ của nhà trường.
3.4. Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng để tra cứu và thống kê Phổ cập giáo dục chính xác. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
Trình tự quản lý và theo dõi:
- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh xong và được phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
3.5. Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức
- Thực hiện sắp xếp thành phần hồ sơ cán bộ, công chức theo đúng Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 của Bộ Nội Vụ Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
Xác định được tầm quan trọng của từng thành phần hồ sơ với mỗi cán bộ, viên chức trong nhà trường. Tôi đã cập nhật kịp thời, chủ động đề xuất với ban Giám hiệu tổ chức cho CB, GV, NV bổ sung thành phần hồ sơ theo mẫu Thông tư số 07/2019/TT-BNV. Sau khi nghiên cứu kỹ và chi tiết, Tôi đã tổ chức hướng dẫn viên chức nộp bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực hiện theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 của Bộ Nội Vụ Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
- Sắp xếp các hồ sơ theo đầu mối đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ. ví dụ: BGH, tổ VP, Tổ nuôi, Tổ GV
3.6. Quản lý sử dụng con dấu
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.
- Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc đóng dấu trước khi ký.
4. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO đồng bộ, hiệu quả, đúng quy định
Trong nhà trường có rất nhiều các phòng, lớp có chức năng và hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục của nhà trường. Vậy khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, nhà trường phải đưa tất cả các phòng, tổ chuyên môn vào phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ dẫn đến việc áp dụng đồng bộ và hiệu quả.
Vì dụ: trong năm học 2022-203, nhà trường xây dựng và áp dụng 15 quy trình trong đó có 6 quy trình khung bắt buộc Điều này cho thấy mọi hoạt động của nhà trường đã được xây dựng đồng bộ đó là một cải tiến quan trọng trong các hoạt động của nhà trường.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, các thành viên Ban chỉ đạo ISO cần chú ý nhận diện các hoạt động của các tổ chuyên môn, các phòng trong trường tương ứng với các điều khoản trong ISO. Việc nhận diện chính xác và rõ ràng sẽ hỗ trợ quá trình xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2015.
Ví dụ : Nếu Ban chỉ đạo ISO của nhà trường dựa trên thực tiễn tại đơn vị mình mà nhận diện rõ ràng thì sẽ nhận thấy được những cơ hội để nhà trường phát triển và những rủi ro có thể gặp phải, qua đó mới xây dựng được những phương án khắc phục những rủi ro đó nhằm hạn chế những tổn thất làm ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của đơn vị. Nếu Ban chỉ đạo ISO mà không nhận diện được thì hệ thống quản lý sẽ không phù hợp, không có chất lượng, hiệu quả không cao.
Trong quá trình xây dựng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, nhà trường phải mô tả hệ thống quản lý của mình dưới dạng văn bản. Đây cũng là một vấn đề khó khăn không nhỏ. Để có được một hệ thống tài liệu có hiệu lực chúng ta phải tập trung vào các quy trình, xem các bước trong quy trình đã phù hợp chưa? Và thế nào là không phù hợp để điều chỉnh, sửa chữa. Để xây dựng được một quy trình phù hợp thì người soạn thảo phải là người nắm được rõ: mục đích của quy trình này xây dựng để làm gì, Phạm vi áp dụng trong những công việc hoặc bộ phận nào, tài liệu viện dẫn nào (cơ sở pháp lý, những văn bản có liên quan đến nội dung quy trình, tiêu chuẩn nào trong ISO quy định rõ, ..), các bước thực hiện quy trình (bước 1 làm gì, bước 2 làm gì, …), hồ sơ lưu (gồm có những gì? Lưu trong bao lâu, bộ phận nào lưu), các phụ lục – biểu mẫu phục vụ trong quy trình. Sau khi soạn thảo xong thì cần trình đồng chí Phó Hiệu trưởng phụ trách mảng đó hoặc có sự hiểu biết nhất định về nội dung quy trình đó xem xét lại và chỉnh sửa. Cuối cùng là trình Hiệu tưởng phê duyệt.
Quy trình sau khi đã được ban hành đưa vào áp dụng thì ai cũng có thể nhìn vào quy trình đều có thể ứng dụng được.
Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đến và đi (tài liệu, hồ sơ)
- Việc đầu tiền là mọi cá nhân, bộ phận đều phải thực hiện quy trình soạn thảo văn bản đúng thể thức, nội dung đầy đủ, đúng quy định theo các bước hướng dẫn soạn thảo văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi đến.
- Đối với các văn bản (tài liệu, hồ sơ) đã có của đơn vị thì Nhân viên văn phòng cần phải phân loại hồ sơ theo các tổ chuyên môn hoặc theo các hoạt động quản lý của đơn vị, sắp xếp hồ sơ theo thời gian hình thành hồ sơ, hồ sơ được lưu thành cặp hoặc hộp, được xếp vào tủ hoặc giá ngay ngắn, lần lượt. Sau đó đánh mã tủ hồ sơ, cặp hồ sơ (tên hồ sơ, vị trí lưu) và cuối cùng là lập danh mục hồ sơ, tài liệu truy cập theo biểu mẫu trong quy trình.
Cứ như vậy, bất cứ ai, cá nhân hay tổ chức nào đến nhà trường đều nắm được nhà trường có bao nhiêu hồ sơ, tài liệu và tài liệu hồ sơ đó được lưu tại đâu thông qua danh mục hồ sơ, tài liệu truy cập của nhà trường. Đây là một lợi ích quan trọng nhất mà việc thực hiện công tác ISO mang lại cho nhà trường đó là Tài liệu, hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc, tránh được tình trạng để lộn xộn, dễ bị thất lạc.
IV. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Qua một thời gian làm công tác văn thư, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
|
Thời gian
|
Nội dung
|
Số CB GVNV
|
Kết quả
|
|
Đạt
|
Tỷ lệ
|
Chưa đạt
|
Tỷ lệ
|
|
Đầu năm
|
Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng và khoa học.
|
51
|
32
|
63
|
19
|
36
|
|
Biết giải quyết công việc theo quy trình.
|
51
|
17
|
33
|
34
|
67
|
|
Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian.
|
51
|
38
|
74
|
13
|
26
|
|
Thực hiện đúng quy trình ISO.
|
51
|
0
|
0
|
51
|
100
|
|
Cuối năm
|
Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng và khoa học.
|
51
|
49
|
96
|
2
|
4
|
|
Biết giải quyết công việc theo quy trình.
|
51
|
46
|
90
|
5
|
10
|
|
Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian.
|
51
|
50
|
98
|
1
|
2
|
|
Thực hiện đúng quy trình ISO.
|
51
|
42
|
82
|
9
|
18
|
Nhìn vào kết quả trên cho thấy:
- Thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng được các yêu cầu của nhà trường cũng như của cấp trên đề ra.
- Hồ sơ, văn bản được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp khoa học, ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, đẹp mắt.
- Công việc đều được chủ động giải quyết và mang tính thường xuyên.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đã cập nhật các thông tin kịp thời đối với từng thành phần trong hồ sơ và được lưu trữ cẩn thận theo đúng yêu cầu của Thông tư số 07/2019/TT-BNV.
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
I. KẾT LUẬN
Công tác văn thư lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là một nguồn cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo một quá trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định vì toàn bộ thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khau xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng … Hơn nữa việc tra cứu tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ quan hành chính nhà nước rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của tố chức và công dân.
Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xử lý thông tin, đề ra các phương án khác nhau và sẽ lựa chọn được phương án ra quyết định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.
Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủm chính xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi cho các nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề ra.
Hiện nay công tác văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất, đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
Tuy nhiên trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào các hoạt động của nhà trường, một số viên chức của nhà trường cảm thấy không có lợi ích gì cho riêng mình mà phải làm việc tốt hơn, trách nhiệm phải cao hơn, kỹ năng giải quyết công việc phải chặt chẽ hơn, từ đó gây sức ì cho hệ thống. Chính vì vậy, mà sự quyết tâm của Ban giám hiệu nhà trường là điều kiện tiên quyết để việc áp dụng thành công
Việc thực hiện công tác ISO trường học là một việc làm thiết thực, phù hợp với xu thế phát triển của thời đại. Do đó, nó đòi hỏi mỗi cá nhân, tổ chức trong nhà trường phải nỗ lực hết mình, đồng nhất quan điểm, quyết tâm thực hiện có hiệu quả thì công tác quản lý, cải cách hành chính của nhà trường mới phát triển bền vững và uy tín, hình ảnh của đơn vị mới được nâng tầm.
* Bài học kinh nghiệm:
Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác…
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.
Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
II. KHUYẾN NGHỊ
1. Về phía Phòng Giáo Dục:
Rất mong các cấp lãnh đạo sẽ quan tâm hơn nữa trong việc tổ chức các lớp tập huấn, kiến tập về chuyên đề văn thư lưu trữ, lưu trữ hồ sơ sổ sách cho cán bộ giáo viên nhân viên.
2. Về phía nhà trường:
Khuyến khích cán bộ giáo viên, nhân viên nghiên cứu các thông tư, Nghị định hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ sổ sách.
Nhân viên văn thư tổ chức tập huấn cho cán bộ giáo viên nhân viên trong trường về việc lưu trữ hồ sơ sổ sách.
Trên đây là một số kinh nghiệm tôi xin đề xuất để áp dụng công tác văn thư – lưu trữ tại trường học và tôi rất mong những biện pháp đó sẽ mang lại hiệu quả tốt cho công tác quản lý của nhà trường. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai cũng như thực hiện không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót rất mong sự tham gia đóng góp ý kiến của các đồng chí lãnh đạo, các bạn đồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 của Bộ Nội Vụ Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.